الوثائق الرسمية وأدلة تشغيل النظام
بنية الرواتب المؤتمتة بنقرة واحدة
مرحباً بكم في الدليل الشامل لنظامنا المؤتمت لإدارة الرواتب وتتبع الحضور. مصمم خصيصاً ليناسب جميع أنواع الشركات، المؤسسات، والمصانع — الكبيرة منها والصغيرة — لإدارة ما يصل إلى أكثر من +500 موظف وعامل ,يقوم هذا النظام بالقضاء على الأخطاء البشرية تماماً. حيث يحول أياماً طويلة من الحسابات اليدوية المعقدة التي يقوم بها المحاسبون إلى عملية آلية بسيطة تستغرق ثانية واحدة فقط.
- معالجة الرواتب بنقرة واحدة: احتساب فوري وتلقائي للأجور.
- قوة أداء صناعية: احتساب ومزامنة فورية لأكثر من 500 موظف وعامل بالتزامن.
- بديل الإدارة: يعوض أسابيع من العمل اليدوي المكلف.
- مزامنة أجهزة البصمة: معالجة فورية وتلقائية لسجلات البيانات المستخرجة من أجهزة بصمة الإصبع أو العين
"سواءً كنت صاحب العمل، أو مديراً للموارد البشرية، أو الموظف المسؤول عن تشغيل النظام — فإن هذه الأداة تحافظ على أمان كافة بياناتك، وتقفل حساباتك المالية بحماية حديدية ضد أي تلاعب، كما توفر عليك 95% من الوقت، المال، والجهد الإداري في كل شهر."
الخطوة 1: فتح النظام وتفعيل الماكرو (Macros)
لبدء استخدام النظام، تحتاج فقط إلى اتباع خطوة أمان سريعة يطلبها برنامج مايكروسوفت إكسيل (Microsoft Excel). عند فتح الملف لأول مرة، سيظهر شريط تحذير أمان أصفر افتراضي في الجزء العلوي من شاشتك، وذلك حسب إصدار برنامج إكسيل لديك.
مطلوب تفعيل نظام الأمان ⚠️
يجب عليك النقر على Enable Content أو Enable Macros زر التفعيل مباشرة بعد فتح الملف. هذا الإجراء يقوم بتنشيط كود الأتمتة الرئيسي فوراً. إذا لم تقم بالنقر عليه، فلن تفتح شاشة تسجيل الدخول وستبقى شيتات النظام مقفلة.
Once activated, the official login dashboard will instantly pop up on your screen. The system requires standard login credentials to verify access. For the main Time Keeper System, use Username: Timekeeper and Password: Timekeeper@2025 For the Report Approval System, the manager password is: M.N.G@2025 To view these verified access parameters anytime, check the secure text ledger:
جلب بيانات الدخول المعتمدة
الخطوة 2: اكتشاف مركز الإدارة الذكي والمنصة المتكاملة
تعمل لوحة التحكم الرئيسية بمثابة القلب النابض للنظام، حيث تربط جميع عمليات إدارة الرواتب الخاصة بك في شاشة واحدة. وتتميز بتصميم ذكي وبسيط يحتوي على أزرار سهلة الاستخدام تتيح لك استيراد البيانات، تسجيل الموظفين، الاطلاع على سجلات الحضور، وطباعة كشوف الرواتب الرسمية بنقرة واحدة فقط.
- استيراد بيانات البصمة: قراءة فورية وتلقائية لسجلات البيانات الخام المستخرجة من أجهزة بصمة الأصبع و العين.
- بيانات الموظفين (Employees Information): تسجيل وإدارة بيانات العمال الأساسية والمالية (الاسم، المسمى الوظيفي، ساعات العمل المطلوبة، والراتب الأساسي).
- تقرير الحضور والوقت (Time Keeper Report): تتبع حي ومباشر لحالات الحضور، الغياب، ومقاييس الساعات الإضافية (Overtime).
- طباعة الرواتب والبطاقات (Print Salaries & Cards): استخراج وإصدار كشوف الرواتب الشهرية المعتمدة وبطاقات العمال (Labour Cards) تلقائياً.
كل زر في لوحة التحكم الرئيسية يعمل بشكل فوري، حيث يقوم النظام بسحب الحسابات الضخمة والمعقدة التي كانت تستغرق أياماً من الجهد ومعالجتها في أقل من ثانية واحدة، ليمنحك تجربة إدارة سلسة وخالية تماماً من الإجهاد.
الخطوة 3: تسجيل وإدارة بيانات العمال الأساسية والمالية
عند النقر على زر... معلومات الموظفين ...يأخذك الزر مباشرة إلى تبويب قاعدة البيانات الرئيسية للموظفين. وتعتبر هذه الشيت هي الأساس البرمجي والركيزة الأساسية التي يعتمد عليها النظام لاحتساب كافة الأجور وساعات العمل الشهرية تلقائياً.
ملاحظة هامة جداً
يرجى التأكد من مسح أسماء وعينات الاختبار الافتراضية قبل البدء في إضافة بيانات فريق العمل الحقيقية. كل ما عليك فعله ببساطة هو كتابة لائحة موظفيك الرسمية، بما تشمله من الأسماء، المسميات الوظيفية، ساعات العمل المطلوبة، والرواتب الأساسية.
خانات إدخال البيانات سهلة التعبئة للغاية: فقط قم بكتابة اسم الموظف، المسمى الوظيفي، ساعات العمل المطلوبة، والراتب الأساسي. هذا الإعداد الواضح يحافظ على تنظيم ملفات موظفيك بالكامل، ويضمن احتساب الرواتب بدقة متناهية وبدون أي أخطاء مستقبلاً.
الخطوة 4: السحب والمعالجة التلقائية لسجلات بيانات البصمة
لاستيراد سجلات حضور وانصراف فريق عملك بكل سهولة، يتميز النظام بربط برمجي تلقائي وقوي مع مجلد خاص. لن تحتاج إلى معالجة الملفات يدويًا أو قراءة فترات البيانات الخام بنفسك؛ كل ما عليك فعله ببساطة هو تصدير سجلات الحضور من جهاز البصمة لديك، ثم نسخها ولصقها مباشرة داخل المجلد المخصص المسمى Biometric_Logs_Folder على جهاز الكمبيوتر الخاص بك
بروتوكول التنفيذ بنقرة واحدة
بمجرد وضع ملفات السجلات الخام داخل المجلد، ارجع إلى لوحة التحكم الرئيسية للنظام واضغط على الزر الأحمر الكبير... Run One-Click Administration ...المسمى (Run One-Click Administration). سيقوم النظام تلقائياً بالدخول إلى المجلد، وقراءة جميع البيانات دفعة واحدة، واحتساب مقاييس الرواتب والأجور بالكامل في أقل من ثانية واحدة.
قاعدة هامة جداً: مباشرة بعد أن ينتهي الزر الأحمر من معالجة وفحص ملفات البيانات، يجب عليك حذف سجلات الحركات الخام من داخل مجلد... Biometric_Logs_Folder...هذه الخطوة البسيطة تحافظ على أمان قاعدة البيانات الخاصة بك، وتمنع تماماً أي إدخال متكرر أو مزدوج للبيانات بالخطأ مستقبلاً، كما تضمن بقاء حساباتك نظيفة ومؤمنة تماماً ودقيقة 100%.
الخطوة 5: إدارة شيت سجلات حضور وانصراف البصمة
عند معالجة وفحص السجلات، يتم تخزين وحفظ كافة البيانات تلقائياً داخل تبويب... Machine Finger Time Upload ...المسمى (Machine Finger Time Upload). وتعمل هذه الشيت بمثابة السجل التاريخي الرئيسي الذي يحتفظ بكل حركة حضور وانصراف (Clock-in / Clock-out) قام الموظفون بتسجيلها في مواقع عملهم.
- فرز تلقائي (Automatic Sorting): تنظيم فوري وبلمحة بصر للأسماء، الأرقام الوظيفية للموظفين، والتصنيفات حسب التاريخ.
- كود التحقق (Verify Code): رصد وتتبع تلقائي لأكواد التحقق لضمان توثيق وأمان عمليات تسجيل الحضور.
- ملاحظات الدوام (Attendance Remarks): كتابة الأعذار الرسمية (مثل الإجازات السنوية أو المرضية) تحت عمود وصف العمل (Work Description).
- حماية الراتب (Salary Protection): الملاحظات الرسمية تمنع النظام تلقائياً من إجراء أي خصومات مالية خاطئة.
بروتوكول ملاحظات الدوام وحماية الرواتب
لحماية رواتب وأجور موظفيك بالكامل من الخصومات الآلية، يمكنك إدخال مبررات وأعذار الغياب الرسمية المنسوخة مباشرة من جهاز البصمة. ما عليك سوى كتابة المعايير والمسميات مثل: Annual Leave, Sick Leave, Emergency Leave، أو Medical Excuses ...تحت عمود وصف العمل (Work Description).
الأثر البرمجي على النظام: يتعرف النظام تلقائياً على هذه الملاحظات ويعالجها كأعذار رسمية معتمدة. هذا الإجراء يمنع فوراً احتساب الموظف غائباً، ويحمي راتبه الشهري من أي استقطاعات أو خصومات مالية آلية.
يستطيع النظام معالجة آلاف الصفوف من سجلات الحضور والإنصراف في نفس الوقت بكل سهولة. فهو يقوم بفحص وتصفية وربط كل حركة حضور بالملف الصحيح للموظف في أقل من ثانية واحدة، مما يضمن بقاء سجلات شركتك دقيقة ومؤمنة تماماً ونظيفة بنسبة 100%.
الخطوة 6: تسجيل الحضور والإنصراف يدوياً للمواقع الخارجية والفروع
لإدارة الحالات الخاصة بكل سهولة — مثل العمل الميداني، أو مهام المشاريع الخارجية، أو عندما يتعذر على الموظف استخدام جهاز البصمة — يتضمن النظام أداة مدمجة لتسجيل الحضور يدوياً. ما عليك سوى النقر على زر... Manual Entry Upload ...الموجود في لوحة التحكم الرئيسية لفتح نافذة منبثقة (Pop-up Window) مساعدة مباشرة على شاشتك.
تتيح لك هذه الشاشة تسجيل حركات الحضور والإنصراف يدويًا للفروع الخارجية أو المواقع الميدانية بكل أمان، دون تداخل البيانات أو التأثير على السجلات الأصلية المسحوبة من أجهزة البصمة. هذا التوافق يضمن سير جميع عمليات شركتك بسلاسة تامة ودون أي تأخير.
الخطوة 7: تعبئة خانات نموذج الإدخال اليدوي
تعمل نافذة الإدخال اليدوي كشاشة بسيطة وميسرة لتسجيل البيانات. وكل تفصيل تقوم بكتابته داخل هذا النموذج ينتقل مباشرة إلى نظام التتبع لمعالجة الحركات المفقودة أو لتغطية حضور الموظفين الذين يعملون خارج المكتب الرئيسي.
- اختيار الاسم الكامل (Full Name Selection): قائمة منسدلة تسحب أسماء الموظفين تلقائياً من لائحة العمال المسجلة في النظام.
- وقت الحضور والإنصراف (Punch Time): يسجل الوقت الحالي تلقائياً، مع إمكانية تعديله يدويًا بسهولة عند الحاجة.
- اسم الموقع أو الفرع (Site or Branch Name): يتيح لك كتابة اسم مكان العمل الفعلي أو الفرع الحالي الذي يعمل به الموظف.
- وصف العمل (Work Description): صندوق نصي مخصص لكتابة ملاحظات ومبررات وأعذار الغياب الرسمية.
نظام حماية الرواتب ومنع التلاعب بالتسجيلات
استخدم... Work Description ...الصندوق المخصص لوصف العمل (Work Description) لكتابة الأعذار الرسمية المعتمدة مثل: Annual Leave, Sick Leave, Emergency Leave، أو Medical Excuses...حيث سيقوم النظام بقراءة هذه الملاحظات فوراً، مما يمنع احتساب الموظف غائباً، ويحمي راتبه الشهري من أي خصومات مالية آلية.
الخطوة 8 فتح تقارير الدوام والحضور الرئيسية
لعرض تفاصيل حضور وانصراف فريق عملك بالكامل، يتميز النظام بشيت تقارير متطور وقوي. كل ما عليك فعله ببساطة هو النقر على زر... Time Keeper Report ...المسمى (Time Keeper Report) الموجود في لوحة التحكم الرئيسية لفتح شاشة التحليلات والتقارير الشاملة.
هذا الإجراء البسيط يوجه النظام لدمج كافة سجلات البصمة والإدخالات اليدوية معاً وبشكل تلقائي. حيث يقوم فوراً بإنشاء ملخص منظم وسهل القراءة يعرض إجمالي أيام عمل كل موظف، أيام الغياب، دقائق التأخير، وساعات العمل الإضافي (Overtime) لمراجعتها والتحقق منها بكل سهولة.
الخطوة 9: كيفية تصفية (فلترة) تقرير الدوام واعتماده إدارياً
تتيح هذه الشيت للمدير أو المحاسب مراجعة تفاصيل الحضور والإنصراف النهائية. حيث يمكنك التحقق من أي سجل فوراً عبر اتباع ثلاث خطوات بسيطة تظهر على الشاشة:
- اختر الشهر من القائمة (Select Month from List): انقر على القائمة المنسدلة الموجودة على اليسار لاختيار الشهر المحدد الذي تود مراجعته وتدقيقه.
- اختر الموظف من القائمة (Select Employee from List): انقر على القائمة المنسدلة الموجودة في المنتصف لتحديد اسم موظف معين وجلب بياناته.
- اعتماد المدير للتقرير (Manager Report Approval): مراجعة أسطر البيانات الملونة للاطلاع فوراً على حالة الموظف وما إذا كان حاضراً، متأخراً، أو غائباً.
إجراء الاعتماد النهائي
بعد التحقق من الشهر واسم الموظف، يجب على المدير النقر على الزر الأخضر... APPROVAL ...المسمى (APPROVAL) لقفل وحفظ البيانات رسمياً، أو الزر الأحمر... REJECTED ...في حال كان هناك شيء يحتاج إلى تعديل يدوي.
الخطوة 10 طباعة الرواتب الشهرية وبطاقات العمال
تتيح لك الخطوة الأخيرة في النظام استخراج مستنداتك الرسمية بكل سهولة. ما عليك سوى النقر على زر... Print Salaries & Cards ...المسمى (Print Salaries & Cards) الموجود في لوحة التحكم الرئيسية لفتح شاشة استخراج المستندات والرواتب التلقائية.
سير عمل طباعة مؤتمت بالكامل 100% (مثال حي)
لطباعة قسيمة راتب معتمدة لموظف (على سبيل المثال، باسم... محمد...تحتاج فقط إلى اتباع هذه الخطوات البسيطة:
1 انتقل إلى Time Keeper Report ...الشيت أولاً، ثم حدد التاريخ المعين واختر الاسم... محمد ...من القائمة المنسدلة.
2. انتقل مباشرة إلى شيت... Labour Card ...بطاقة العامل (Labour Card)، وسوف تجد فوراً قسيمة الراتب الشهرية قد تم إنشاؤها واستخراجها بالكامل لـ... محمد ...مع التاريخ الدقيق الذي حددته.
الأثر البرمجي على النظام: كل شيء دقيق بنسبة 100%، ومحسوب مسبقاً، وجاهز تماماً للطباعة تلقائياً. لن تحتاج أبداً إلى كتابة، أو تنسيق، أو تعديل أي خلية يدوياً. البيانات تتزامن فوراً وكأنها سحر!
هذا الإجراء البسيط يوجه النظام لإنشاء قسائم رواتب شهرية جاهزة للطباعة وبطاقات عمال (Labour Cards) رسمية للموظفين فوراً. يتضمن كل مستند تلقائياً الراتب الأساسي للعامل، ساعات العمل الإضافي المحتسبة، وصافي الراتب النهائي، مما يجعله جاهزاً للطباعة الفورية أو الحفظ كملف PDF عالي الجودة دون أي مجهود يدوي.
الخطوة 11: فهم الحسابات المالية التلقائية لكتلة الأجور والرواتب
داخل شيت... Labour Card ...يقوم النظام تلقائيًا ببناء ملخص مالي احترافي للموظف الذي اخترته، حيث يجمع كافة سجلات التتبع ويحتسب الأرقام بدقة متناهية وبدون أي مجهود يدوي.
- المعدلات التلقائية (Automatic Rates): احتساب فوري لمعدلات الأجر اليومي وأجر الساعة الصحيحة بدقة متناهية.
- مستحقات العمل الإضافي (Overtime Earnings): إضافة أجر إضافي تلقائياً لقاء ساعات العمل التي تتجاوز فترة الدوام الرسمية.
- الخصومات الذكية (Smart Deductions): معالجة دقيقة للجزاءات المتعلقة بالتأخيرات، الساعات المفقودة، أو الغياب غير المبرر.
- خصم السلفيات (Advance Deductions): استقطاع القروض تلقائياً من حقل السلف النقدي المخصص (Cash Advance Field).
بمجرد تحديد اسم الموظف والشهر المستهدف، تقوم لوحة التحكم ببناء وهيكلة إجمالي مستحقاته الماليّة (Total Earnings) بالكامل، مع استقطاع أي سلفيات نقدية مسبقة أو ساعات عجز مفقودة، لتعرض لك صافي الراتب النهائي (Net Salary). والمستند الناتج عن هذه العملية يكون منظماً بشكل مثالي وجاهزاً بنسبة 100% لاعتمادات وتوقيعات الإدارة الرسمية وصرف الرواتب فوراً.
تايم كيبر: المنصة الـ حساب الرواتب بنقرة واحدة ...وتتبع الحضور والإنصراف لكافة الشركات والمؤسسات الكبيرة والصغيرة
وداعاً للأخطاء اليدوية؛ عالج سجلات البيانات النصية المستخرجة من أجهزة بصمة الأصابع الحيوية بكل سهولة، أو استخدم أداة الإدخال اليدوي لإدارة فريق عملك بالكامل داخل المصانع، الشركات، أو المؤسسات في أقل من ثانية واحدة.
